Functionele uitgangspunten
De mailboxkoppeling is een noodzakelijke technische voorwaarde om e-mailcommunicatie correct, consistent en geïntegreerd te laten verlopen binnen de workflows van het platform.
BNDL verstuurt e-mail uitsluitend vanuit bestaande mailboxen van de gebruiker of organisatie. Het platform fungeert daarbij als faciliterend systeem en niet als zelfstandige e-mailprovider.
De mailboxkoppeling wordt gebruikt om:
E-mails te verzenden vanuit een bestaand e-mailadres
E-mailcorrespondentie te koppelen aan contacten en dossiers
E-mailverkeer inzichtelijk te maken binnen het BNDL-platform
Ondersteunde functionaliteit
Na het koppelen van een mailbox kunnen de volgende functies worden gebruikt:
1. Geautomatiseerde e-mailflows
Het platform kan automatisch e-mails versturen als onderdeel van vooraf ingestelde flows, bijvoorbeeld op basis van statuswijzigingen, triggers of tijdsafhankelijke acties.
2. Handmatig e-mailverkeer vanuit contacten
Gebruikers kunnen direct vanuit een contactprofiel een e-mail versturen. Deze e-mail wordt verzonden vanuit een gekoppelde mailbox en automatisch gekoppeld aan het betreffende contact.
3. Centrale tijdlijn van correspondentie
Alle e-mailcorrespondentie die via gekoppelde mailboxen verloopt, wordt automatisch vastgelegd in de tijdlijn van het contact. Dit geldt voor e-mails die worden verzonden vanuit verschillende niveaus binnen de organisatie.
4. Verzenden vanuit verschillende organisatieniveaus
E-mail kan worden verzonden vanuit:
Een accountniveau (bijvoorbeeld een algemeen e-mailadres)
Een vestigingsniveau
Een persoonlijk gebruikersprofiel
Het systeem bepaalt automatisch welk e-mailadres wordt gebruikt, waarbij in principe het e-mailadres van de eigenaar van het contact wordt gehanteerd.
Technische inrichting
Mailboxen kunnen worden gekoppeld aan:
Een individueel gebruikersprofiel
Een vestiging
Het account
Het koppelen van een mailbox verloopt via de e-mailintegratie-instellingen binnen het platform. De gebruiker doorloopt hierbij een configuratiewizard waarin de inloggegevens van het e-mailadres worden ingevoerd. Voor specifieke e-mailomgevingen (zoals geïntegreerde CRM-mailboxen) kan een aanvullende handleiding van toepassing zijn.
Door het koppelen van een mailbox is e-mailcommunicatie volledig geïntegreerd binnen het BNDL-platform. Dit zorgt ervoor dat e-mailverkeer onderdeel wordt van de totale workflow en contacthistorie, zonder dat hiervoor aparte systemen of handmatige vastlegging nodig zijn.
Verwerkingsrol en verantwoordelijkheden
Binnen de werking van het platform blijft de organisatie die een mailbox koppelt verwerkingsverantwoordelijke voor de e-mailcommunicatie. BNDL faciliteert de technische verwerking van e-mail uitsluitend ten behoeve van de beschreven functionaliteit en handelt daarbij als verwerker in de zin van de AVG.